La préparation de copies, qui recoupe souvent les missions de secrétariat d’édition ou secrétariat d’édition, est un élément clé de la réalisation du livre. Outre la mise au point et l’enrichissement des textes, elle porte sur eux un regard extérieur et contribue au dialogue fécond qui se tisse entre l’auteur et son lecteur. Explications.
Tout bien préparer en amont pour gagner du temps !
Qu’il s’agisse d’art, de pâtisserie ou d’alpinisme, une bonne préparation constitue presque toujours la condition sine qua non de la réussite. En matière d’édition, il n’en va pas autrement. Une fois la décision de publication entérinée et le calendrier de réalisation établi, il va falloir prendre le manuscrit à bras-le-corps. Le lire et le relire, comme la pâte que le boulanger pétrit pour lui donner la forme désirée. Presque toujours, plusieurs lectures sont nécessaires : une première pour le sens et la cohérence des contenus, une deuxième pour leur structuration, une troisième pour d’éventuelles reformulations, une quatrième pour les vérifications ortho-typographiques mais aussi grammaticales et syntaxiques, une énième pour l’harmonisation… La préparation de copies est le nom que l’on donne à toutes ces vérifications. Une étape indispensable. Un moment où l’on vérifie aussi bien le fond que la forme, avant d’envoyer les textes en composition.
Une étape commune à tous les domaines de l’édition
La fabrication d’un ouvrage imprimé requiert des étapes successives. La marche à suivre varie souvent d’un éditeur à l’autre mais on ne saurait faire l’impasse sur la préparation de copies. Cette lecture sur traitement de texte, Word le plus souvent, s’impose dans tous les secteurs éditoriaux : le pratique comme la littérature, la jeunesse comme la bande dessinée, la plaquette de communication comme le livre d’art, le juridique comme le scientifique ou le scolaire, la presse comme le livre imprimé. Il est vrai que, de plus en plus souvent, les éditeurs ont la main sur les natifs InDesign et modifient eux-mêmes, directement, la mise en page. Mais rien ne remplacera jamais cette lecture neutre, détachée des enrichissements graphiques. Une lecture focalisée sur les contenus : leur sens, leur structure, leur cohérence, leur exactitude linguistique.
Orthographe, grammaire, syntaxe… : des textes irréprochables à tous points de vue
Le préparateur de copies est doté d’une parfaite maîtrise du français et d’une excellente orthographe. Souvent, sa formation initiale en langue française (ou étrangère) et/ou en littérature est complétée par des certifications professionnelles, par exemple le certificat Voltaire qui atteste du niveau de compétences en attribuant un score entre 0 et 1 000 points. Tout comme le correcteur, le préparateur de copies a un goût certain pour les dictées à la Pivôt et aime chasser les fautes d’orthographe. Il déteste les accents oubliés et les passés composés mal accordés. Mais il va encore plus loin que le correcteur puisqu’il porte un regard sur la structure, la cohérence et l’exactitude des contenus. C’est la garantie pour le lecteur de ne pas être perturbé par des fôtes qui agresseraient l’œil. Les textes sont relus et corrigés, en bref passés au crible. Tout doit être impeccable en vue de la publication.
Un texte et des formulations fluides
Une bonne préparation de copies ne se limite pas à la correction des erreurs grammaticales. Elle porte aussi un regard acéré sur la forme et sur le style. Il s’agit de reformuler, de réécrire un passage du texte qui manque de clarté ou qui risquerait de porter à confusion. Plutôt que « il y a pu avoir un changement climatique », on écrira par exemple : « il est possible qu’il y ait eu un changement climatique ». C’est ce qu’on appelle aussi parfois le rewriting. Intermédiaire clé entre l’auteur et le futur lecteur, le préparateur de copies doit penser à tout ! À ajouter des guillemets pour marquer un dialogue, fermer des parenthèses ouvertes et bien sûr à mettre aux phrases le point final que voici.
La garantie de contenus exacts et vérifiés
À la manière du fact-checking dans le journalisme, la préparation de copies consiste à s’assurer de l’exactitude des informations. Si le corps principal du texte a fait l’objet de beaucoup d’attention, il n’en va pas toujours de même des « annexes » : les références données dans une bibliographie ou à la fin d’un article, les index, glossaires et tables des matières ou encore les notes de bas de page. Les légendes des images aussi, souvent rédigées au moment du bouclage, doivent faire l’objet d’un soin tout particulier, notamment dans la presse. De même que les textes dans des documents graphiques : images, tableaux, etc. Rien ne doit être laissé au hasard !
Un ensemble cohérent, complet et bien structuré
Préparer un texte consiste à effectuer un certain nombre de vérifications en termes de sens, de structure, d’orthographe, etc. voilà pour la théorie. En pratique, très concrètement, on commence par compter le nombre de signes, sous Word à l’aide de l’outil Statistiques, pour s’assurer que le manuscrit est conforme au calibrage attendu. C’est le moment ou jamais pour demander à l’auteur des révisions, et notamment des ajouts. Parmi les outils du préparateur de copies, une paire de ciseaux ! Il est en effet le mieux placé pour effectuer le cas échéant des coupes minutieuses et pertinentes dans le texte. Tout aussi déterminantes, les questions de structure sont aussi à se poser en amont : mon texte comporte-t-il comme il se doit un titre, un chapô, des intertitres, des encadrés, la signature de son auteur, etc. ?
Un gain de temps précieux pour la mise en page
Déléguer ou externaliser la préparation de copie permet presque toujours d’obtenir des jeux d’épreuves soignés. Et ceci pour deux raisons. La première, la plus simple c’est que les textes sont déjà prêts. L’auteur n’a plus que son feu vert à donner, toutes les questions sur son texte, qu’elles soient d’ordre syntaxique ou sémantique, auront déjà été soulevées auparavant. La seconde, un peu plus inattendue, c’est que le maquettiste importe dans son logiciel de PAO des textes comportant déjà des styles, de paragraphe comme de caractère (gras, italique, etc.). On gagnera donc un temps précieux, aussi bien au moment de la mise en page que de l’intégration des corrections.
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